Modellierung von Wechselschichten bzw. 24/7-Diensten

1. Potentialanalyse Arbeitszeitmodelle
Die Entwicklungen der heutigen Gesellschaft verlangt die Ausweitung von Verfügbarkeiten über die normale Arbeitszeit hinaus. Da sich heute noch nicht alle Arbeitsaufgaben automatisieren lassen, müssen hier Menschen zur Verfügung stehen, d.h. arbeiten. Zu diesen Services oder Produktionseinrichtungen gehören beispielsweise:

• Leitwarten der Versorger und Entsorger, Chemie- und Industrieparks
• Einrichtungen wie Parkhäuser, Aufzüge oder E-Ladestationen
• Krankenhäuser, der OPNV und viele andere Grundversorger
• Sicherheitskräfte wie Polizei, Feuerwehr und Notdienste
• spezielle Anlagen
• Hotlines

Alle diese Organisationen nutzen verschiedene Arbeitszeitmodelle, um die erforderlichen Einsatzzeiten und Einsatzstärken zu sichern. Dabei muss einerseits das Arbeitszeitgesetz beachtet werden und auf der anderen Seite die gerichtsfeste Organisation der Besetzungsstärke. Die project-biz- Analyse zeigt schnell die Potentiale auf: Wann/wo gibt es unnötige Doppelbesetzungen, wann werden Ruhezeiten oder Arbeitsbereitschaft nicht eingehalten, wo müssen Risiken beachtet werden und welche Potentiale können gehoben werden. Eine Motivation für ein Optimierungsprojekt ist die Einsparung von Personal, eine weitere Motivation ist die Verbesserung der Servicequalität.

2. Basis
Die Besetzung eines 24h/7d Schichtarbeitsplatzes bedeutet in einer etwas vereinfachten Darstellung, dass der Arbeitsplatz 24h/d an 7d/Wo – also rund um die Uhr – besetzt ist. Bei 365 d/a ergibt das in Summe 8.760 Stunden für einen Schichtarbeitsplatz.

Da ein Mitarbeiter nicht durchgängig anwesend sein kann – die produktive Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters liegt bei realistischer Erfassung zwischen ca. 1.440h/a und 1.780h/a –, muss die Arbeit auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt werden.
Das bedeutet, dass die Besetzungsanforderung von 8.760h durch die Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters geteilt wird, um die benötigte Mindest-Anzahl von Mitarbeitern zu ermitteln.

Rein rechnerisch ergibt sich bei Berücksichtigung tatsächlich zur Verfügung stehender produktiver Jahresarbeitszeiten folgender Bedarf an Mitarbeiter-Kapazitäten:

3. Schichtmodell
Um die durchgängige Besetzung zu organisieren, wird die 24/7-Besetzung aufgeteilt. Diese Aufteilung wird als Schichtmodell bezeichnet und die einzelnen Organisationseinheiten (OE) in der Aufteilung als Schichtlinien.

Ein Schichtmodell muss den Jahres-Zeitbedarf mittels eines Rhythmus so auf mehrere Schichtlinien verteilen, dass auf der einen Seite keine Lücken in der fortlaufenden Besetzung und auf der anderen Seite keine Überlappungen entstehen.

Ein Schichtmodell liefert den grundlegenden Rhythmus, wie die einzelnen Schichtlinien eingesetzt werden.

Beispiel eines Schichtmodells:
Rhythmus à  Früh Spät Nacht #frei
Mit 4 Schichtlinien wird die lückenlose Besetzung erfüllt!

Kosten um 200.000 Euro gesenkt!
Das Bild zeigt den Ausdruck eines komplexen Modells: 18 Mitarbeiter über drei Standorte mit verschiedenen Einsatzanforderungen. Gleichberechtigte Turns, Beachten der tariflichen Vorgaben, Urlaubsansprüche, Gesundheitsaspekte und viele andere Randbedingungen mussten in Übereinkunft gebracht werden.

Mitarbeiter gewinnt man nur durch Transparenz und Transparenz verlangt in diesem Fall Visualisierung. Die "Modell-Tapete" bildete im Endeffekt die Basis für die Freigabe durch den BR und die erfolgreiche Einführung.

Das Modell wurde mit einer speziellen ...

... Rechenlogik generiert und zeigt eine lückenlose Besetzung. In Blau werden Doppelbesetzungen markiert, an diesen Tagen kann der jeweilige Mitarbeiter ggf. anfallende Überstunden oder Ausgleichstage abbauen, für Sonderaufgaben eingesetzt werden oder an Schulungen etc. teilnehmen.

Mit der Umsetzung konnten drei Mitarbeiter eingespart werden, d.h. im Jahr konnten die Kosten um ca. 200.000 Euro reduziert werden.

4. Modellierung
project biz lässt von der pbf project business factory GmbH für alle konkreten Aufgaben ein Modellierungstool entwickeln. Mit jedem Projekt wurden die Funktionen des Tool-Sets ergänzt, so dass auch optimale Lösungen für außergewöhnliche Herausforderungen exakt berechnet werden können. Die bisher größte Herausforderung bestand in der Besetzung von 3 Leitwarten mit abweichenden Besetzungsanforderungen durch ein einziges Team, welches über die Standorte rollieren sollte.    Referenz zum Thema: Modellierung - PDF-Datei

5. Change-Management
Das Ablösen von Zeitarbeitsmodellen durch effektivere, d.h. verdichtete Modelle verlangt die Zustimmung des Betriebsrates bzw. der Personalvertretung. Das „Mitnehmen“ der Betroffenen bei der Entwicklung der neuen Modelle ist daher einer der Erfolgsfaktoren für ein Umsetzungsprojekt.

Angebot- project biz unterstützt die Optimierung der Einsatzdienste.